Quanti braccialetti per il festival devo ordinare?

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Tre scenari tipici per gli organizzatori, tratti dall’esperienza pratica

La domanda sembra semplice.

Quanti braccialetti per il festival servono?

In pratica, è uno degli argomenti più ricorrenti durante i colloqui di consulenza con gli organizzatori.

Infatti, quasi nessun evento va esattamente secondo i piani iniziali.

Scenario 1: Il festival cittadino

Un organizzatore prevede 8.000 visitatori.

La vendita dei biglietti sta andando bene, i media locali parlano dell’evento e, a poche settimane dall’inizio della manifestazione, la capienza viene aumentata.

All’improvviso, invece di 8.000, si prevedono circa 9.000 visitatori.

Chi ha ordinato solo la quantità prevista inizialmente, ora si trova sotto pressione.

Per questo motivo, molti organizzatori professionisti consigliano di prevedere una riserva già al momento del primo ordine.

Scenario 2: La fiera di settore

Una fiera non ha bisogno solo di braccialetti per i visitatori.

A questo si aggiungono:

Espositori, personale di servizio, squadre tecniche, sponsor, relatori e ospiti VIP.

Spesso ne derivano diverse aree di accesso con requisiti diversi.

Di conseguenza, il numero effettivo di ordini è spesso ben superiore al semplice numero di visitatori.

Scenario 3: L’evento sportivo

Negli eventi sportivi entrano in gioco anche altri fattori.

I partecipanti, gli accompagnatori, i volontari, i rappresentanti dei media e gli ospiti dell’hospitality hanno spesso bisogno di autorizzazioni di accesso diverse.

Soprattutto nel caso di eventi che durano più giorni, è consigliabile pianificare in anticipo le quantità necessarie.

L’errore di calcolo più comune

Molti organizzatori si basano esclusivamente sul numero previsto di visitatori.

Non vengono presi in considerazione:

• Personale
• Fornitore di servizi
• Sponsor
• Ospiti VIP
• Iscrizioni tardive
• Riserve

Questo spesso fa sì che, poco prima dell’inizio dell’evento, si crei un fabbisogno aggiuntivo.

Cosa succede se il numero di visitatori aumenta all’improvviso?

È una situazione che ci capita spesso.

Un festival vende più biglietti del previsto.

Una fiera sta ampliando la propria area espositiva.

Un’azienda apre nuove aree dedicate all’ospitalità.

In questi casi, spesso è possibile programmare lotti di produzione aggiuntivi con breve preavviso.

Prima si riescono a individuare questi sviluppi, più si possono attuare soluzioni in modo flessibile.

Una domanda che gli organizzatori professionisti si pongono fin dall’inizio

Non: Quanti braccialetti del festival mi servono oggi?

Ma piuttosto:

Di quanti braccialetti per il festival potrei aver bisogno se il mio evento avesse più successo del previsto?

Questo approccio crea margini di manovra, evita la fretta e aumenta la sicurezza nella pianificazione.

È proprio per questo che noi di Heliotextil, da oltre due decenni, affianchiamo gli organizzatori di festival, eventi sportivi, fiere, congressi, eventi aziendali e progetti di ospitalità in tutto il mondo nella pianificazione delle quantità e nella realizzazione delle loro soluzioni di accesso.

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